Таблица учёта занятий репетитора: шаблон и колонки
Готовая схема таблицы: какие колонки завести, как не потеряться в данных и когда становится ясно, что таблицы уже мало.
Минимальный набор колонок
Не нужно 20 колонок, чтобы отследить деньги и занятия. Вот что действительно работает:
- Дата и время — когда было занятие (или запланировано)
- Фамилия ученика — без путаницы, даже если Маш несколько
- Предмет — если вы ведёте несколько предметов
- Длительность (в часах) — 1, 1.5, 2 часа; база для расчёта дохода
- Цена за час — зафиксируйте, чтобы видеть, когда меняете ставку
- Сумма к оплате — формула: длительность × цена
- Статус оплаты — «Оплачено», «Ожидает оплаты», «Задолженность»
- Дата оплаты — когда получили деньги (только если оплачено)
- Заметки — пропустил, отменили, бонусное занятие, перенос с другой даты
Итого 9 колонок — этого достаточно для большинства репетиторов с 5–15 учениками.
Как вести таблицу на практике
Заполняйте в день занятия или на следующий. Если откладываете на неделю, начнёте путаться в датах и суммах.
Порядок действий после занятия:
- Добавьте новую строку с датой и временем
- Впишите фамилию ученика
- Укажите предмет и сколько часов было
- Вбейте цену за час (обычно она одна на ученика, но бывают корректировки)
- Формула считает сумму сама
- Сразу отметьте статус: рассчитался — «Оплачено», позже — «Ожидает»
- В заметках отметьте всё необычное (например, «опоздал на 20 минут»)
Не вписывайте занятия, которых не было. Таблица — это реальная история, а не планы.
Типичные ошибки при ведении таблицы
Забыли про предмет: если ведёте несколько предметов, без этой колонки потом не поймёте, на что уходит больше времени.
Цена в таблице не совпадает с фактической: в голове одна цифра, в таблице другая. Ошибка копируется весь месяц.
Статус оплаты не обновляют: ученик оплатил неделю назад, а в таблице до сих пор «Ожидает». Потом считаете задолженность и путаетесь.
Нет даты оплаты: деньги получены, а когда — не помните.
Слишком много колонок: тема урока, результат тестов, рейтинг мотивации — таблица раздувается, в ней сложнее искать нужное.
Когда таблицы становится мало
Таблица — отличный старт, но есть моменты, когда она превращается в узкое место:
- Учеников больше 20–30, и ручной ввод занимает по часу в неделю
- Занятия часто переносятся, и таблица превращается в лабиринт строк
- Напоминания об оплате приходится отправлять вручную, и вы иногда забываете
- Хочется видеть статистику: доход по месяцам, какой предмет приносит больше
- Данные рассыпаются по нескольким местам: заметки, переписка, таблица
Если совпало хотя бы 3–4 пункта, стоит присмотреться к автоматизации учёта.
От таблицы к сервису для репетитора
Когда таблица перестаёт справляться, часть репетиторов переходит на специализированный сервис вроде LessonBot: расписание и напоминания ученикам берёт на себя бот для записи, а учёт занятий и оплат — кабинет репетитора. Подробнее о возможностях — на странице CRM для репетитора.